Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
I- HOÀN CẢNH NẢY SINH
	Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học.
	Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
	Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Hải, tôi về trường Tiểu học Ninh Chữ nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm 2007 - 2008, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể: Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng phẩm,
	Nguyên nhân: Do trước đó nhà trường không có chuyên văn thư nên phân công cho cán bộ thư viện kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.
	Do đó, tôi nhận thấy rằng để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ được thuận tiện, nhanh chóng khi cần tra cứu thông tin hồ sơ. Từ đó, tôi đã áp dụng một số biện pháp như sau.
II- QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
	Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
	1/ Công văn đến:
	Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật, của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.
	­ Trình tự theo dõi:
	- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.
	- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định).
	- Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản. 
	- Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đi theo tính chất:
Loại: Chỉ đạo chuyên môn
S
tt
Số ký hiệu văn bản
Tác giả (nơi phát hành VB)
Số lưu nội bộ
Nội dung 
văn bản
Người sử dụng
Ký nhận
Số
Ngày
1
109/SGD&ĐT- GDTH
16/8/2008
Sở GD&ĐT
Ninh Thuận
133
Hướng dẫn thực hiện giáo dục địa phương ở môn học Tiểu học
PHT
	Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
	2/ Công văn đi:
	Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi đua,  Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, xin diễn văn nghệ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực hiện chuyên môn, học nghị quyết, các loại báo cáo khác; Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
	Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định).
Mẫu: 
Số, ký hiệu văn bản
Ngày 
văn bản
Tên và trích yếu 
nội dung văn bản
Người ký
Bản lưu
16/BC-THNC
06/12/2007
Báo cáo thực hiện cuộc vận động “Hai không” năm học 2007 - 2008
Hiệu trưởng
HT
..
	Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.
­ Trình tự lưu trữ:
	- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/2007 đến hết 31/12/2007. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02,  bắt đầu từ ngày 01/01/2008, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
	- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định,  theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
	- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
	3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến (hồ sơ học sinh):
	Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
	- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
	- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
	- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
	- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
	­ Trình tự quản lý và theo dõi:
	- Học bạ:
	+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
	+ Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 1, giấy chứng nhận học xong chương trình mẫu giáo (5 tuổi), đơn xin nhập học,  cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
	+ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý.
	+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C,  dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời.
	+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C,  để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
	- Sổ đăng bộ:
	+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C,  ở ngoài giấy nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
	+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.
	+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
	- Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến):
	+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận.
	Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
	Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Ninh Hải để xem xét và viết giấy giới thiệu chuyển đi.
	Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ.
	+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
	4/ Đánh máy đề thi - đáp án - niêm phong thi:
	Công tác văn thư đối với việc đánh đề thi - đáp án theo kiểm tra định kỳ của mỗi năm học rất quan trọng. Nó đòi hỏi người làm công tác này phải hết sức cẩn thận, chính xác và bảo mật.
	­ Các bước thực hiện và lưu trữ:
	- Mở một file word mới sau đó cài password để đảm bảo tính mật của đề thi. Văn thư cần phải kiểm tra kỹ độ chính xác, trình cho Ban giám hiệu trường để duyệt và đóng dấu.
	- Đáp án của đề thi tuyệt đối chính xác. Đối với môn Toán cần chú ý biểu điểm của các phép tính và bài giải, từng lời giải phải có biểu điểm rõ ràng tránh tình trạng thắc mắc không cần thiết xảy ra.
	- Trước khi nhận bài thi để lưu trữ, văn thư cần phải cho GVCN các lớp ký nộp, kiểm tra số lượng bài thi, tên - chữ ký của giám thị 1 và chữ ký xác nhận của GVCN. Văn thư buộc bài thi theo từng lớp bên ngoài có ghi rõ: bài thi theo định kỳ, tên lớp, số lượng, môn thi. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng sửa kết quả bài thi và điểm bài thi.	
	5/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin:
	Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính. Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.
	­ Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
	- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Vào explore à Data (D:) à THAO à THI DUA à NĂM 2008-2009 à Sang kien kinh nghiem.
	- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình chưa rõ.
	- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A4 thì tôi phải dùng Format à Pargraph à Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được hoàn mỉ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút được người đọc.
	6/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức:
	Năm 2008, Phòng GD&ĐT đã có công văn số: 36/PGDĐT - TC v/v: hướng dẫn thực hiện quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng, tôi phụ trách mảng này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
	Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định về nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.
	­ Trình tự lưu trữ:
	- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh. 
	- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
	- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
	6/ Văn phòng phẩm:
	Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp văn phòng phẩm theo hai đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A4, giấy kẻ ngang, kim bấm, vở, viết, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa,  để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, lịch báo giảng, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng. Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
	­ Trình tự theo dõi:
	- Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào những công việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ. Mục đích chống lãng phí và tránh sự thất thoát.
	- Kiểm tra văn phòng phẩm hàng tuần, nếu văn phòng phẩm nào hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn phòng được tốt hơn.
III- KẾT QUẢ
	Qua hơn 2 năm làm công tác văn thư của trường Tiểu học Ninh Chữ, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:
	- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
	- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
	- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
	- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết.
	- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
	- Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra.
	- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là năm đầu tiên làm công tác này cũng còn nhiều trở ngại nhưng tôi cũng đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và lưu trữ cẩn thận. 
	- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
	Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao.
	Rất mong sự được đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội hiện nay.
	Xin chân thành cảm ơn!
	 Khánh Hải, ngày 12 tháng 5 năm 2009
Nhận xét của Hội đồng khoa học	 Người viết
 Trường Tiểu học Ninh Chữ
..
..
..
..	 Nguyễn Thị Thu Thảo
..
.. 
..