Giáo trình Microsoft Excel

MỤC LỤC
BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL
LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL
Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới. Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ... 
 1. Khởi động
Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003.
Hình 1. Khởi động chương trình Excel
Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. 
 2. Giới thiệu bảng tính Excel
- Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ bảng tính (Workbook). Trong một sổ bảng tính có rất nhiều trang bảng tính. 
Hình 2. Cửa sổ chương trình Excel
- Một bảng tính gồm có 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, CZ, AA, AB, AC và 65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ tự 1,2,365536
- Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5,
Hình 3. Ba trang bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3
- Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. 
Hình 4. Địa chỉ ô là A1
VD: Địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ ô cuối cùng trên trang bảng tính là IV65536
	- Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau:
Thanh thực đơn lệnh
Thanh tiêu đề
Thanh công cụ
Thanh công thức
Thanh trạng thái
Thanh cuộn dọc
Thanh cuộn ngang
Đường viền dọc
Đường viền ngang
Trang tính Sheet1, 
Nhập dữ liệu vào đây
Hình 5. Giao diện chương trình Excel
+ Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin.
	+ Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính.
	+ Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh.
	+ Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô.
	+ Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, BY, Z, AA, AB,IV. Mỗi cột có chứa 65536 ô.
	+ Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536. Mỗi dòng chứa 256 ô.
	+ Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất.
	+ Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản.
Ready: Đang sẵn sàng làm việc.
Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức.
Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.
+ Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
1. Mở bảng tính mới
- Chọn biểu tượng: 
- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N
- Chọn menu File -> New
 2. Lưu bảng tính
- Chọn biểu tượng: 
- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S
- Chọn menu File -> Save
3. Đóng bảng tính
- Chọn biểu tượng: 
- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W
- Chọn menu File -> Close
 4. Mở bảng tính
- Chọn biểu tượng: 
- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O
- Chọn menu File -> Open
5. Trang hiện hành, ô hiện hành
	- Trên một bảng tính hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang của bảng tính và đó gọi là trang hiện hành.
Hình 6.Bảng tính Sheet1 đang là trang hiện hành
	Để chuyển trạng thái hiện hành đến trang khác, chúng ta chỉ cần thao tác đơn giản là nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính.
	- Trên trang hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ thao tác được với một ô, gọi là ô hiện hành.
Hình 7. Ô A1 là ô hiện hành
6. Nhận dạng con trỏ
	Trên trang hiện hành, chúng ta sẽ thấy các loại con trỏ sau:
	- Con trỏ ô: Xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm xuất hiện trên ô hiện hành.
	- Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô.
	- Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí của nó trên trang bảng tính.
 Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng khi ở trên các ô.
 Con trỏ chuột có dạng chữ I khi ở phía trong ô đang soạn thảo.
7. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành
	- Các phím thường dùng
	+ Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột
	+ Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/chỉnh sửa dữ liệu.
	+ Các phím mũi tên ¬­¯®: Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên trang.
	- Nhập dữ liệu:
	+ Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng thái hiện hành về ô.
	+ Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng nhập
	+ Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập.
	- Chỉnh sửa dữ liệu:
	Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô đó rồi chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa.
BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH
1. Nhập dữ liệu kiểu số và văn bản
	- Dữ liệu một ô của bảng tính sau khi nhập sẽ được chương trình tự động phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn bản (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error)
	+ Kiểu số: Khi nhập dữ liệu số vào ô -> số được canh sang phải.
Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ( ) , / $ + - . 
	Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp dấu ngoặc đơn ( ). Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên.
	+ Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu nhập ngày tháng được hệ điều hành qui định trong mục Regional Setting đặt trong cửa sổ Control Panel của hệ điều hành. Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy).
Hình 8. Giá trị kiểu số mặc định được căn lề phải
Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang phải.
	Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại.
	- Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết dữ liệu trong một ô nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiện được hết thì chúng ta sẽ nhìn thấy dạng thông báo “#########”.
	Lưu ý: Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình.
	Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 đều là 20000000. Sau đó thay đổi khuôn dạng ô D6 và D7 chúng ta có được các dạng thể hiện số khác nhau nhưng giá trị dữ liệu vẫn không thay đổi, ở ô D7 vẫn là 20000000 được hiển thị rõ ràng trên thanh công thức.
Hình 9. Thay đổi khuôn dạng số nhưng không làm thay dổi giá trị
	+ Kiểu văn bản: Khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang trái.
Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự, kí tự số hoặc là khoảng trống và các kí tự không phải là số.
Khi kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải. 
Khi kí tự nhập vào vượt quá độ dài ô mà ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô nhưng điều đó không làm thay đổi giá trị dữ liệu nhập của ô.
2. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô
Có 3 cách để chỉnh sửa dữ liệu trong ô
Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo khi đó có thể chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 khi đó ta sẽ thấy con trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa dữ liệu rồi nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar sau đó nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc.
3. Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột
3.1 Chọn một ô
Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó.
3.2 Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật
- Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải
- Thả phím Shift để kết thúc việc chọn
Trong trường hợp này địa chỉ vùng ô được viết theo khuôn dạng (địa chỉ ô trên cùng bên trái:địa chỉ ô dưới cùng bên phải), tách nhau bởi dấu hai chấm “:”
VD: Chọn vùng ô (A1:D6). Nhắp chuột vào ô A1 sau đó nhấn và giữ phím Shift rồi nhắp chuột vào ô D6 ta chọn được một vùng ô như hình.
Hình 10. Chọn vùng ô liên tục
3.3 Chọn vùng ô rời rạc
- Đầu tiên chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật
- Giữ phím Ctrl trong khi chọn một hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật tiếp theo.
Lưu ý: Chúng ta có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhắp chuột một lần nữa trên các ô đã chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu.
- Chỉ thả phím Ctrl khi kết thúc.
3.4 Chọn một cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc
? Chọn một cột: Để chọn một cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang.
? Chọn dãy cột liền kề nhau
- Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái hoặc bên phải của dãy) trên đường viền ngang
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng cùng của dãy
- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Shift ra.
? Chọn dãy cột rời rạc
- Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột liền nhau
- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn dãy cột tiếp theo.
- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Ctrl.
Hình 11. Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G
3.5 Chọn một dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc
? Chọn một dòng
- Để chọn một dòng, chúng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc.
? Chọn dãy dòng liền kề nhau
- Nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trền đường viền dọc.
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy.
- Thả phím Shift ra.
Hình 12. Chọn dãy dòng liền kề 21, 22, 23
? Chọn dãy dòng rời rạc
- Trước tiên chúng ta chọn dòng hoặc dãy dòng liền nhau
- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thả phím Ctrl khi kết thúc việc chọn dòng.
3.6 Chọn toàn bộ bảng tính
Cách 1: Chỉ cần nhắp chuột vào ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc.
Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A
3.7 Hủy chọn
Để hủy chọn các ô, chúng ta chỉ cần nhắp đúp chuột vào ô bất kỳ trên trang bảng tính.
4. Điền số thứ tự tự động
- Nhập một số vào một ô bất kỳ
- Nhấn và giữ phím Ctrl
- Trỏ chuột vào hình vuông  ... trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự) hay một thông báo lỗi.
- Dạng thức chung của hàm như sau:
 (Đối số 1, Đối số 2,, Đối số n)
- Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều đối số. Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức, hay những hàm khác. 
Ví dụ: Hình dưới minh họa một công thức có sử dụng hàm. Ô D9 chứa giá trị trung bình cộng của các số từ ô C5 đến C9. Hàm EVERAGE sẽ tính giá trị trung bình các ô trong danh sách đối số.
Hình 26. Các bước nhập tham số vào hàm AVERAGE
* Các bước để nhập một hàm:
Khi con trỏ nhập văn bản đang ở tại vị trí cần nhập hàm thì nhấn chuột vào menu Insert -> chọn ¦x Function.
Hình 27. Làm việc với hàm
Hộp thoại Insert Function xuất hiện
Trong hộp Or select a category: chọn All để hiện thị tất cả các hàm.
Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực hiện ở khung bên dưới.
Nhấn OK để kết thúc.
Hình 28. Hộp thoại Insert Function
Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp trên thanh công thức.
- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số trong hàm.
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : 
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất).
	1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
3.2 Các hàm thường dùng
? Hàm ROUND: Làm tròn một số đến một số thập phân nhất định
Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2)
Đối số 1 là số muốn làm tròn; Đối số 2 là số thập phân muốn làm tròn.
Ví dụ: =ROUND(9,98;1) – Kết quả là 10
? Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách đối số.
Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp nhất trong danh sách đối số.
? Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số.
Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô
Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng các ô trong phạm vi từ B5 đến B10 và ô A1
? Hàm COUNT: Đếm những ô chứa dữ liệu số trong vùng.
Dạng thức: = COUNT(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu số, các ô kiểu khác không được đếm.
? Hàm COUNTA: Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng.
Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu cùng kiểu từ ô H4 đến H20
? Hàm SUM: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số.
Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n).
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô
Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số trong phạm vi từ G4 đến G10.
? Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị khi đúng, nếu không sẽ nhận giá trị khi sai.
Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện;giá trị nếu đúng;giá trị nếu sai)
Biểu thức điều kiện là biểu thức logic bất kì, nhận giá trị đúng hoặc sai.
? Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản
Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính toán)
- Vùng ước lượng: Là một vùng ô
- Điều kiện: Có thể là hằng số, địa chỉ của một ô, hay dạng thức “>1500000”
- Vùng tính toán: Các ô thật sự cần tính toán. Nếu bỏ qua tham số này thì vùng ước lượng được lấy làm vùng tính toán.
? Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản.
Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện)
Điều kiện: Có thể là hằng sô, tọa độ của một ô, hay dạng thức “>1500000”
? Hàm VLOOKUP: 
Dạng thức của hàm: 
=VLOOKUP(Giá trị tìm kiếm;vùng bảng đối chiếu;cột trả kết quả;sắp xếp vùng đối chiếu)
Bài tập: 
1. Mở bảng tính mới và nhập dữ liệu vào Sheet1 bao gồm các mục như hình.
2. Bảng đối chiếu được nhập trên cùng trang bảng tính trong vùng ô D13:E18 gồm cột chức vụ và phụ cấp.
3. Thực hiện điền phụ cấp vào bảng lương chính một cách tự động tại ô F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0).
Giải thích công thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) như sau:
- Vùng giá trị tìm kiếm là giá trị tại ô D5
- Vùng bảng đối chiếu là $D$13:$E$18, với địa chỉ tuyệt đối.
- Cột trả lại kết quả là cột thứ 2 trong bảng đối chiếu – cột phụ cấp.
- Cuối cùng số 0 cho biết không cần sắp xếp cột đầu tiên trong bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần.
4. Cuối cùng là sao chép công thức tại ô F5 đến các ô dưới.
BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ
	Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú
1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ
Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ.
Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện hộp thoại Chart Wizard.
Hình 29. Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị
Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp.
Hình 30. Thêm tiêu đề chung và tiêu đề trục ngang, dọc
- Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title.
- Gõ tiêu đề trục Y vào trong ô Value (Y) axls.
- Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn Sheet2 trong ô As object In.
- Nhấn nút Finish để kết thúc.
2. Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
2.1 Thêm tiêu đề, chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
? Thêm tiêu đề
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
Hình 31. Phải chuột chọn Chart Options để chỉnh sửa đồ thị
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Titles sau đó đánh tiêu đề mới hoặc chỉnh sửa lại tiêu đề.
- Nhấn OK để kết thúc.
? Chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau đó tích vào ô Show Legend (hiển thị chú thích).
- Trong mục Placement, chúng ta lựa chọn chế độ hiển thị chú thích (trên, dưới, trái, phải)
- Nhấn OK để kết thúc.
? Xóa bỏ tiêu đề, chú thích
- Nhắp chuột chọn tiêu đề hay chú thích.
- Nhấn phím Delete để xóa bỏ.
2.2 Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
	Trong những trường hợp người dùng muốn dữ liệu cơ sở phải đi kèm cùng với biểu đồ thì thực hiện thao tác sau:
	- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đó đánh dấu chọn vào ô Show data table.
- Nhấn OK để kết thúc.
Hình 32. Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN
1. Thay đổi lề của trang in
- Để thay đổi lề của trang in ta nhắp chuột vào File -> Page Setup-> Chọn thẻ Margin.
Hình 33. Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính
Trong thẻ Margin có các hộp thoại sau:
+ Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề trên/dưới/trái/phải của trang in. Thông thường, đơn vị đo là Inches. Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô hoặc sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách.
+ Header: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng đầu trang.
+ Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang.
+ Center on page: Căn chỉnh dữ liệu vào giữa theo hai chiều.
Horizontally: Chiều ngang trang in.
Veritically: Chiều dọc trang in.
Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem các thiết đặt trên được áp dụng vào tài liệu như thế nào. Nhấn vào nút Print nếu muốn in ngay, nhấn vào nút Options nếu muốn thay đổi thông số của máy in.
2. Thay đổi trang in
- Nhắp chuột vào File -> Page Setup-> Chọn thẻ Page. Thiết đặt các thông số sau:
- Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in
Portrait: In theo chiều dọc của trang giấy.
Landcape: In theo chiều ngang của trang giấy.
- Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in.
Adjust to: Có thể phóng to hoặc thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu.
- Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter,)
- Nhấn OK để kết thúc.
3. Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
- Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trong một trang ta thực hiện như sau:
+ Vào menu File -> Page Setup-> Chọn thẻ Page.
+ Trong hộp chọn Fit to, gõ số 1 và xóa bỏ giá trị trong ô bên phải. Khi đó, tất cả dữ liệu trong một bảng tính, dù nhiều hay ít, đều được sắp xếp để chỉ in ra một trang giấy.
Hình 34. Đặt Fit to bằng 1 dể in nội dung trong 1 trang
- Tương tự như vậy ta có thể căn chỉnh để cho in vừa số trang như mong muốn (VD: Muốn in tổng số là 5 trang, ta cũng chỉ việc gõ số 5 vào hộp chọn Fit to).
4. In ấn
Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Print hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P làm xuất hiện hộp thoại.
Hình 35. Hộp thoại Print
? Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in.
? In toàn bộ bảng tính:
Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, mỗi trang bảng tính lại chứa dữ liệu độc lập với nhau, vì vậy cần thận trọng khi thực hiện thao tác này, tránh lãng phí giấy.
- Trong phần Print What, nhấn chọn Entire workbook.
- Nhấn nút Preview để xem lại các trang sắp in.
? In toàn bộ trang bảng tính hiện hành
- Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s).
- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All.
- Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang sắp in.
? In một vùng ô định trước
	Để in một phần trang bảng tính hiện hành (VD: Một dãy cột, vùng ô), chọn vùng ô định in (sử dụng phím Shift và Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước khi mở hộp thoại Print.
	- Trong phần Print What, nhấn chọn Selection.
	- Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang sắp in.
	? In một phần trang bảng tính
	Trong một trang bảng tính mà ta có 10 trang nhưng ta chỉ muốn in từ trang 2 đến trang 5 thì ta làm như sau:
	- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s).
Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối vào ô To
Trong trường hợp chỉ muốn in ra một trang thì gõ số thứ tự tờ đó vào cả hai ô From và To.
? In bảng tính ra nhiều bản
- Chúng ta có thể đặt số bản in sẽ in ra giấy trong phần Copies chọn ô Number of copies.
- Thường là máy mặc định là in hết bản in này đến bản in khác (nhấn chọn Collate)
- Nếu muốn in song song các trang giống nhau thì bỏ chọn trong ô Collate.