Giáo trình Microsoft word

Phần 1: Microsoft word 
Tác giả: 
Nguyễn Sơn Hải 
nshai@moet.edu.vn 
Trung tâm tin học – Bộ Giáo dục và đào tạo 
Bài mở đầu 
1. Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword 
Soạn thảo văn bản là công việc đ−ợc sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí 
nghiệp cũng nh− nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay. 
Từ thủa xa x−a con ng−ời đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản 
(máy gõ chữ). Gõ đến đâu, văn bản đ−ợc in ra ngay đến đó trên giấy. Các công việc 
dịch chuyển trên văn bản, cũng nh− các kỹ năng soạn thảo văn bản còn rất thô sơ, đơn 
giản. Để tạo ra đ−ợc một văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có những kỹ năng sử 
dụng máy gõ rất tốt (không nh− máy tính bây giờ, hầu nh− ai cũng có thể học và soạn 
thảo đ−ợc một cách rõ ràng). Soạn thảo là nh− vậy, còn về in ấn cũng có vô cùng khó 
khăn. Đó là ngày x−a, khi mà công nghệ thông tin còn ch−a phát triển. 
Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi 
từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con ng−ời đang dần dần đ−ợc máy 
tính hoá, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công 
việc rất bình th−ờng cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính. Một trong những phần mềm 
máy tính đ−ợc sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft 
hay còn gọi phần mềm Winword. 
Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt đ−ợc tới sự 
hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng nh− trong lĩnh vực văn phòng của bộ 
phần mềm Microsoft Office nói chung. Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần 
mềm này nh− sau: 
- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ 
sử dụng; 
- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects 
Linking and Embeding) bạn có thể chèn đ−ợc nhiều hơn những gì ngoài hình 
ảnh và âm thanh lên tài liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v. 
- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu d−ới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt 
khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ 
Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn 
giản và hiệu quả hơn. 
- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng 
nội bộ, cũng nh− mạng Internet. 
2. Cách khởi động 
Có rất nhiều cách có thể khởi động đ−ợc phần mềm Word. Tuỳ vào mục đích làm 
việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi 
động: 
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word 
Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu t−ợng của phần mềm Word nếu 
nh− nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của 
Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 2 
Windows, vv.. 
Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên 
máy tính đang làm việc, có thể chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) 
cần mở. Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. 
3. Môi tr−ờng làm việc 
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word th−ờng có dạng nh− sau: 
Cửa sổ soạn thảo tài liệu
Hệ thống bảng 
chọn 
Hệ thống thanh 
công cụ 
Th−ớc kẻ
Thanh trạng 
thái
Th−ờng thì môi tr−ờng làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính: 
- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, 
định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trên cửa sổ này sẽ đ−ợc in ra 
máy in khi sử dụng lệnh in. 
- Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của 
Word trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi 
khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. 
- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công 
cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó. Ví dụ: khi 
soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và 
thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ 
Drawing để làm việc. 
- Th−ớc kẻ: gồm 2 th−ớc (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng th−ớc này bạn 
có thể điều chỉnh đ−ợc lề trang văn bản, cũng nh− thiết lập các điểm dịch (tab) 
một cách đơn giản và trực quan. 
- Thanh trạng thái: giúp bạn biết đ−ợc một vài trạng thái cần thiết khi làm 
việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, .v.v. 
4. Tạo một tài liệu mới 
Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải 
đ−ợc cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .DOC. Th−ờng thì các tệp tài liệu 
của bạn sẽ đ−ợc cất vào th− mục C:\My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có 
thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word. 
Thông th−ờng sau khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó cũng là 
Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 3 
tài liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử 
dụng một trong các cách sau: 
5
m
m
l
đ
Tỏc- Mở mục chọn File | New..; 
hoặc - Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard; 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. 
. Ghi tài liệu lên đĩa 
Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: 
- Mở mục chọn File | Save..; 
hoặc 
- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard; 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S. 
Sẽ có hai khả năng xảy ra: 
Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi 
ột tệp tin mới: 
Gõ tên tệp 
tin vào đây! 
Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào 
ục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài 
iệu. 
Nếu tài liệu của bạn đã đ−ợc ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sự thay 
ổi trên tài liệu sẽ đ−ợc ghi lại lên đĩa. 
 Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi th−ờng xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu 
khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 
 giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 4 
6. Mở tài liệu đ∙ tồn tại trên đĩa 
Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Word đ−ợc l−u trên đĩa d−ới dạng tệp tin có 
phần mở rộng là .DOC. Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một 
trong các cách sau đâu: 
- Mở mục chọn File | Open; 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O. 
Hộp thoại Open xuất hiện: 
Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối 
cùng nhấn nút lệnh để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ đ−ợc mở ra trên màn hình 
Word. 
Mặt khác, bạn cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tài liệu đã làm việc 
gần đây nhất bằng cách mở mục chọn File nh− sau: 
Nhấn chuột lên tệp 
tài liệu cần mở ! 
 Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở. 
7. Thoát khỏi môi tr−ờng làm việc 
Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: 
- Mở mục chọn File | Exit 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4. 
Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 5 
Ch−ơng 1: 
soạn thảo cơ bản 
1.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 
1.1.1 Nhập văn bản 
Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông th−ờng 
l−ợng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận đ−ợc càng nhiều 
những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài 
liệu. 
a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt 
Ban đầu, máy tính ch−a có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng mã 
chuẩn ASCCI. Bảng mã này bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, các phím số 
và một số các ký hiệu đặc biệt). 
Để có thể đ−a đ−ợc tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây 
dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm. 
Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang đ−ợc sử dụng nh−: VNI- đ−ợc 
sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- đ−ợc sử dụng nhiều ở miền Trung và 
ABC, Vietkey thì đ−ợc sử dụng rộng rãi ngoài Bắc. 
Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng Việt cũng khác nhau) nên 
việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn. Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo 
sử dụng bộ gõ và bộ phông chữ Unicode. Với hệ thống mới này việc trao đổi thông 
tin đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn 
vì tính t−ơng thích với các hệ thống phần mềm cũ trên máy tính không cao. Tất 
nhiên, Unicode sẽ là giải pháp tiếng Việt trong t−ơng lai. 
Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là ABC hoặc 
Vietkey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải đ−ợc gài đặt phần mềm này để 
có đ−ợc bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. 
Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu t−ợng: hoặc là khi bạn 
có thể gõ đ−ợc tiếng Việt. Nếu biểu t−ợng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), 
bạn phải nhấn chuột lên biểu t−ợng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z 
để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt. Qui tắc gõ tiếng Việt nh− sau: 
Gõ Đ−ợc chữ Gõ Đ−ợc dấu 
aa â f huyền 
aw ă s sắc 
oo ô r hỏi 
ow ơ x ngã 
w − j nặng 
Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 6 
Ví dụ: 
 Muốn gõ từ: “ Cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa Việt Nam” 
Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu nh− sau: 
 “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” 
* Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu. 
b. Sử dụng bàn phím 
Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo 
thông th−ờng để soạn thảo tài liệu nh− là: 
- Các phím chữ a, b, c, .. z; 
- Các phím số từ 0 đến 9; 
- Các phím dấu: ‘,><?[]{} 
- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu; 
- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ th−ờng; 
- Sử dụng phím ↵ Enter để ngắt đoạn văn bản; 
- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab; 
- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách; 
- Sử dụng các phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu; 
- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối 
từng trang màn hình; 
- Phím Home, End để đ−a con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản; 
- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ; 
- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề tr−ớc điểm trỏ 
1.1.2 Thao tác trên khối văn ... .................23 
1.6.2 Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn................................................................24 
1.7 Tạo và quản lý các Style....................................................................................24 
1.7.1 Tạo một Style ................................................................................................24 
1.7.2 Gán Style cho mẫu đã đ−ợc định dạng..........................................................27 
1.7.3 Điều chỉnh Style ............................................................................................28 
1.7.4 Quản lý các Styles .........................................................................................29 
1.8 Tìm kiếm và thay thế văn bản..........................................................................30 
1.8.1 Tìm kiếm văn bản..........................................................................................30 
1.8.2 Tìm và thay thế văn bản ................................................................................31 
90
1.9 Tính năng AutoCorrect.....................................................................................32 
1.9.1 Thêm một từ viết tắt ......................................................................................32 
1.9.2 Xoá đi một từ viết tắt.....................................................................................32 
1.9.3 Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả....................................................................33 
1.10 Chèn ký tự đặc biệt..........................................................................................33 
1.10.1 Chèn ký tự đặc biệt......................................................................................33 
1.10.2 Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt ...................................................34 
1.10.3 Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt.................................................................36 
Câu hỏi và bài tập Ch−ơng 1 ..................................................................................37 
Ch−ơng 2: ............................................................................................................................41 
bảng biểu............................................................................................................................41 
2.1 Tạo cấu trúc bảng..............................................................................................41 
2.1.1 Chèn bảng mới ..............................................................................................41 
2.1.2 Sửa cấu trúc bảng ..........................................................................................42 
2.1.3 Trộn ô ............................................................................................................44 
2.1.4 Vẽ bảng .........................................................................................................44 
2.2 Định dạng bảng biểu .........................................................................................45 
2.2.1 Định dạng dữ liệu trong ô .............................................................................45 
2.2.2 Tô nền, kẻ viền ..............................................................................................45 
2.3 Tính toán trên bảng...........................................................................................47 
2.3.1 Tính tổng .......................................................................................................47 
2.3.2 Tính trung bình cộng.....................................................................................48 
2.4 Sắp xếp dữ liệu trên bảng .................................................................................49 
2.5 Thanh công cụ Tables and Borders .................................................................51 
Câu hỏi và bài tập Ch−ơng 2 ..................................................................................52 
Ch−ơng 3: ............................................................................................................................55 
Đồ hoạ..................................................................................................................................55 
3.1 Vẽ khối hình đơn giản .......................................................................................55 
3.1.1 Sử dụng các mẫu hình đơn giản ....................................................................55 
3.1.2 Sử dụng các khối hình AutoShape.................................................................56 
3.1.3 Định dạng hình vẽ .........................................................................................56 
3.1.4 Làm việc tập hợp các hình vẽ........................................................................57 
a. Gom nhóm (Group) ..........................................................................................................57 
b. Gỡ nhóm (Ungroup) .........................................................................................................57 
c. Nhóm lại (Regroup)..........................................................................................................57 
3.2 Tạo chữ nghệ thuật............................................................................................57 
3.2.1 Chèn chữ nghệ thuật......................................................................................57 
3.2.2 Hiệu chỉnh .....................................................................................................58 
3.3 Chèn ảnh lên tài liệu..........................................................................................59 
3.5.1 Chèn ảnh từ một tệp tin .................................................................................59 
3.5.2 Chèn ảnh từ th− viện ảnh Clip Gallery ..........................................................60 
3.5.3 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu.................................................................61 
Câu hỏi và bài tập Ch−ơng 3 ..................................................................................62 
Ch−ơng 4: ............................................................................................................................67 
In ấn.......................................................................................................................................67 
91
4.1 Qui trình để in ấn ..............................................................................................67 
4.2 Tính năng Page Setup .......................................................................................67 
4.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang.........................................................................69 
4.4 Chèn số trang tự động .......................................................................................71 
4.5 Xem tài liệu tr−ớc khi in ...................................................................................71 
4.6 In ấn tài liệu .......................................................................................................73 
Câu hỏi và bài tập ch−ơng 4 ...................................................................................74 
Ch−ơng 5: ............................................................................................................................75 
trộn tài liệu.....................................................................................................................75 
5.1 Khái niệm về trộn tài liệu .................................................................................75 
5.2 Chuẩn bị dữ liệu.................................................................................................75 
5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn .......................................................................................75 
5.4 Kích hoạt tính năng Mail merge ......................................................................76 
5.5 Chèn các tr−ờng tin lên tài liệu ........................................................................77 
5.6 Thực hiện trộn tài liệu.......................................................................................77 
5.7 Thanh công cụ Mail merge ...............................................................................78 
Bài tập ch−ơng 5 ......................................................................................................78 
Ch−ơng 6: ............................................................................................................................80 
Một số ứng dụng khác của word .........................................................................80 
6.1 Tính năng đếm từ...............................................................................................80 
6.2 Bảo vệ tài liệu .....................................................................................................80 
6.2.1 Bảo vệ khi mở tệp tài liệu..............................................................................80 
6.2.2 Bảo vệ khi sửa nội dung tài liệu ....................................................................82 
6.3 Hộp thoại Options..............................................................................................83 
6.3.1 Thẻ View .......................................................................................................83 
6.3.2 Thẻ General ...................................................................................................84 
6.3.3 Thẻ Spelling & Grammar ..............................................................................85 
6.3.4 Thẻ File Locations.........................................................................................86 
6.4 Làm việc với Macro ...........................................................................................87 
6.4.1 Tạo Macro .....................................................................................................87 
6.4.2 Sử dụng Macro đã tạo đ−ợc...........................................................................88 
Câu hỏi và bài tập ch−ơng 6 ...................................................................................92 
92